Nesse cenário, o Certificado Digital corporativo vai ao encontro das necessidades atuais de grande parte dos negócios. Apesar de ser um modelo mais simplificado, esse tipo de Certificado oferece suporte para uma série de atos dentro das empresas, garantindo não só mais segurança aos processos, mas também, validade jurídica e mobilidade, com a vantagem de ser uma alternativa mais acessível.
Para abordar melhor o tema, convidamos o gerente de Produtos da Soluti, Lucas Vieira, que vai nos esclarecer o que é o Certificado Digital corporativo e, ainda, quais são as 6 principais maneiras de se aproveitar essa tecnologia para você que pretende abrir uma empresa ou profissionalizar ainda mais a sua. Acompanhe!
O que é um Certificado Digital corporativo?
De forma simplificada, é possível entender o Certificado corporativo como um tipo de Certificado Digital emitido para atender às necessidades internas de uma empresa. Ou seja, ele garante a validação de atos e processos de forma reservada, apenas entre as partes que acordaram a utilização desse formato de autenticação.
Como o próprio nome já antecipa, o Certificado Digital corporativo é pensado para dar suporte às operações empresariais de maneira interna. Oferece mais agilidade, segurança e mobilidade aos processos que dependam, por exemplo, do manuseio de documentos eletrônicos e contratos.
De maneira geral, a finalidade desse formato de Certificado é garantir a validade jurídica dos atos praticados internamente. Para isso, no entanto, a legislação exige que exista um acordo prévio entre as partes em relação ao uso dessa tecnologia.
Em que áreas posso usar o Certificado Digital corporativo?
De acordo com Lucas Vieira, existem diferentes formas de se aproveitar as vantagens do Certificado Digital corporativo dentro das empresas. A seguir, destacamos algumas das principais. Confira!
1. Documentação do RH
Na área de gestão de pessoas, DP e RH, todos os periódicos podem ser assinados eletronicamente com maior garantia de autoria, uma vez que a identidade dos signatários foi validada por intermédio do Certificado Digital — o qual, inclusive, utiliza chaves criptográficas para tanto.
2. Assinatura de contratos de prestação de serviço
O Certificado Digital corporativo também pode dar suporte para a efetivação de contratos com fornecedores, parceiros e prestadores de serviço. Nesses casos, a Assinatura Digital de atos e documentos, por exemplo, oferece mais segurança e a validade jurídica necessária.
Além disso, em conjunto com outras tecnologias, como o carimbo de tempo, há um reforço no quesito rastreabilidade. Dessa forma, fica mais simples e seguro realizar negociações, firmar acordos e formalizar todos esses atos de maneira rígida e plenamente válida.
3. Assinatura de contrato de vendas
Na área comercial, os vendedores podem assinar suas propostas e contratos de forma muito mais ágil e simples a partir de uma plataforma de assinaturas, fazendo uso do Certificado Digital corporativo.
Nesse sentido, a empresa consegue não só reforçar a segurança no fechamento das avenças, mas migrar para um formato mais moderno, baseado em assinaturas eletrônicas e documentos em formato totalmente digital.
4. Gerenciamento de franquias
Considerando a realidade das franquias, o Certificado Digital corporativo também tem uma grande utilidade no processo de abertura desse tipo de negócio. O mesmo vale para o suporte às atividades rotineiras, que costumam envolver a troca de informações e documentos entre franqueadores e franqueados, matrizes e filiais, por exemplo.
Nesse caso, a partir de arquivos eletrônicos, é possível romper com metodologias tradicionais, dependentes de documentos impressos. Com isso, é possível reduzir gastos com o envio de documentos via postal, economizar tempo no trâmite de processos e reforçar a organização interna, digitalizando atividades.
5. Autenticação em sistemas
A grande maioria das companhias utiliza o Certificado Digital para assinar documentos. No entanto, existe uma possibilidade que é pouco explorada, mas que é de grande utilidade: a centralização de logins de suas ferramentas em um único local. Isso confere maior agilidade e menos suporte para modificação de senhas de login por esquecimento.
6. Encriptação de mensagens
Outra grande vantagem do Certificado é a possibilidade de criptografar mensagens e arquivos sigilosos, os quais poderiam causar algum dano à companhia no caso de exposição. Entre eles, planos de marketing, dados comerciais, planejamento estratégico e segredos industriais.
Nesse sentido, a tecnologia de Certificação Digital poderia garantir o sigilo das comunicações, a partir da criptografia das mensagens e da autenticação confiável das partes envolvidas, por exemplo.
Quais são os benefícios do uso do Certificado Digital nas empresas?
O uso da Certificação Digital está em conformidade com as necessidades e demandas da maior parte dos negócios da atualidade. Hoje, empresas buscam estratégias para simplificar seus processos, reduzir custos e profissionalizar a gestão de documentos. Em todos esses pontos, o Certificado Digital é capaz de agregar.
Validade jurídica
Um dos maiores diferenciais do Certificado Digital está na validade jurídica que ele oferece ao atos praticados digitalmente. Em conformidade com as disposições da MP 2.200-02, de 2001, os documentos assinados com Certificado Digital no padrão ICP-Brasil têm a garantia de autenticidade, integridade e validade jurídica.
Dessa forma, por exemplo, por meio de um e-CNPJ, é possível o cumprimento de obrigações acessórias junto ao Fisco, transmitindo informações e documentos eletronicamente, a partir dos sistemas de informação da RFB, com a total garantia de validade.
Redução de custos
Ao romper com metodologias ultrapassadas, baseadas no uso de documentos impressos e processos manuais, um dos principais benefícios experimentados pelas empresas é a redução de custos. Nesse sentido, o Certificado Digital é a base para a utilização segura de documentos eletrônicos, para a efetivação de atos em meio online, ações que minimizam muito os custos.
Agilidade nos processos
O uso do Certificado Digital viabiliza e materializa a digitalização de processos. Com isso, grande parte das atividades realizadas internamente em uma empresa, sobretudo, aquelas ligadas à gestão, podem ser realizadas digitalmente.
Na prática, isso torna tudo mais prático e ágil. Ao eliminar barreiras físicas, burocracias e gargalos, a empresa consegue otimizar, por exemplo, o envio e recebimento de documentos e a assinatura de contratos. Ou seja, é possível experimentar uma maior produtividade no dia a dia.
Redução de espaço de armazenamento
O Certificado Digital é o primeiro passo para que a empresa consiga implementar de vez o uso dos documentos digitais. Ao garantir a autenticidade dos arquivos, bem como a sua origem, é possível migrar de forma plena para os arquivos eletrônicos, eliminando a necessidade de manuseio de documentos impressos.
Como reflexo dessa modernização, a empresa pode reduzir o espaço dedicado à alocação de documentos, o que também implica redução de custos. Afinal, os arquivos podem ser armazenados digitalmente, em servidores em nuvem — substituindo as tradicionais salas-arquivo, com inúmeros armários.
Organização dos documentos
Do ponto de vista da organização, o Certificado Digital, em qualquer das suas categorias, é capaz de otimizar esse quesito dentro das empresas. Mais uma vez, a adesão aos documentos digitais, gerados e assinados eletronicamente e manuseados a partir dos meios online, certamente, garante uma maior rastreabilidade sobre as informações.
Nesse sentido, sistemas informatizados de gestão de documentos podem simplificar a organização dos arquivos, categorizando-os das mais diferentes formas. Além disso, fica mais fácil garantir o acesso a eles — especialmente, em empresas com diferentes filiais — e implementar programas de controle.
Por fim, o Certificado Digital corporativo, na prática, atende muito bem às necessidades e demandas de negócios que desejam elevar a segurança e a eficiência dos seus processos, a partir do seu uso. Por meio dessa tecnologia, a empresa consegue conferir validade jurídica aos atos praticados internamente, além de viabilizar o uso de documentos e processos digitais, com total garantia de autenticidade.
