Lei de Autenticação de Documentos: veja o que mudou e quais as regras

Christopher Santiago

Nos últimos anos, especialmente em razão dos avanços tecnológicos, tem-se percebido um grande esforço por parte do Governo para modernizar os serviços públicos e, mais ainda, a forma como empresas e pessoas físicas se relacionam com a Administração Pública, seja cumprindo obrigações, seja solicitando serviços.

Dessa vez, as mudanças e otimizações vieram por meio da Lei de Autenticação de Documentos, uma legislação simples, enxuta, mas que traz um impacto positivo considerável na forma como pessoas físicas e jurídicas se relacionam com documentos e os processos de autenticação e validação destes nas mais diferentes atividades travadas com o setor público.

Como o objetivo do nosso blog é manter você, leitor, sempre bem informado, preparamos este artigo para pontuar acerca das principais novidades trazidas pela Lei 13.726/18, a chamada Lei de Autenticação de Documentos. Acompanhe!

O que é a Lei de Autenticação de Documentos?

A Lei de Autenticação de Documentos, na prática, é mais uma medida adotada pelo Poder Público com o objetivo de modernizar a forma como as pessoas e empresas desempenham atividades técnicas — e muitas vezes burocráticas — que dependem da prestação de um serviço público.

No caso da Lei de Autenticação de Documentos, as imposições recaem justamente sobre os órgãos da Administração, no âmbito da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios. Essa lei foi editada para racionalizar atos e procedimentos administrativos dos Poderes em todas as esferas mencionadas, mediante a retirada de obrigatoriedades e a simplificação de formalidades desnecessárias.

É o que a lei traz no seu art. 1º:

Art. 1º Esta Lei racionaliza atos e procedimentos administrativos dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios mediante a supressão ou a simplificação de formalidades ou exigências desnecessárias ou superpostas, cujo custo econômico ou social, tanto para o erário como para o cidadão, seja superior ao eventual risco de fraude, e institui o Selo de Desburocratização e Simplificação.

Ou seja, a proposta é simplificar a vida do cidadão e das empresas na hora de solicitar serviços ou se relacionar com a Administração Pública em qualquer nível, especialmente quando o risco de fraude é menos importante que o próprio resultado prático do serviço solicitado.

Nesse sentido, vale destacar avanços anteriores e que vieram com o mesmo objetivo de facilitar a vida das pessoas e empresas. Foi o que ocorreu com a adoção de sistemas informatizados pela Receita Federal e órgãos fazendários, baseados no uso de Certificados Digitais. Da mesma forma, o uso do protocolo digital em repartições públicas, que reduziu a burocracia e as filas em procedimentos simples e estritamente operacionais.

Quando essa lei entrou em vigor?

A Lei de Autenticação de Documentos foi publicada no dia 9 de outubro de 2018. Porém, como seu texto não trouxe expressamente nenhum prazo para a entrada em vigor, é utilizada a regra geral presente na Lei de Introdução às Normas do Direito Brasileiro (LINDB).

A LINDB diz que quando a lei não estabelece nenhuma disposição em contrário, ela começa a vigorar em todo o país 45 dias depois de oficialmente publicada. Seguindo essa regra, a Lei 13.726/2018 entrou em vigor, produzindo todos os seus efeitos, no dia 24 de novembro de 2018.

Quais são seus objetivos?

Na prática, o que a Lei de Autenticação de Documentos busca é facilitar as rotinas de uso e apresentação de documentos em órgãos públicos nas diferentes estruturas que compõem o Estado.

A lei em questão busca alcançar esse objetivo a partir da racionalização de processos, da supressão de atos e procedimentos tidos como desnecessários ou excessivamente burocráticos, especialmente quando todas as formalidades e procedimentos de segurança não condizem com o resultado prático do ato ou procedimento realizado.

O art. 3º da Lei 13.726/2018, por exemplo, dispensa a exigência dos seguintes procedimentos nos órgãos e entidades públicas:

• reconhecimento de firma: o agente administrativo deve, ao confrontar a assinatura com aquela constante do documento de identidade do signatário, ou estando este presente e assinando o documento diante do agente, lavrar sua autenticidade no próprio documento;
• autenticação de cópia de documento: fica sob a responsabilidade do agente administrativo, mediante a comparação entre o original e a cópia, confirmar a autenticidade;
• juntada de documento pessoal do usuário: nesse caso, a juntada do documento original pode ser substituída por cópia autenticada pelo próprio agente administrativo;
• apresentação de certidão de nascimento: que poderá ser substituída por cédula de identidade, título de eleitor, identidade expedida por conselho regional de fiscalização profissional, carteira de trabalho, certificado de prestação ou de isenção do serviço militar, passaporte ou identidade funcional expedida por órgão público;
• apresentação de título de eleitor: exceto em situações específicas, como para votar ou para registrar uma candidatura;
• apresentação de autorização com firma reconhecida para viagem de menor, se os pais estiverem presentes no embarque.

Além disso, a Lei de Autenticação de Documentos proíbe a exigência de prova em relação a fato que já houver sido comprovado por outro documento hábil e válido.

Quais as principais vantagens trazidas por essa nova legislação?

Do ponto de vista operacional, a nova legislação traz uma série de vantagens para os usuários, sejam pessoas físicas, sejam pessoas jurídicas. Vejamos!

Otimização dos processos

A simplificação dos procedimentos e a eliminação daqueles considerados desnecessários, sem dúvida, garante a otimização de processos considerável, especialmente para empresas e profissionais que dependem de uma relação com os órgãos públicos.

Como vimos, a lei elimina a necessidade de uma série de ações, o que acaba por reduzir o tempo gasto com idas aos cartórios para a autenticação de documentos, os quais passam a ser autenticados pelo próprio agente público.

Redução de custos

No quesito custos, não há qualquer dúvida de que a lei traz uma grande vantagem. Nesse ponto, o simples fato de suprimir a necessidade de autenticação em documentos, cópias e o reconhecimento de firma em determinados procedimentos, já possibilita uma economia considerável.

Como se sabe, essas validações são realizadas em cartório e cobradas de forma unitária. Assim, o custo pode ser bastante elevado, caso haja a necessidade de se autenticar e validar um grande volume de documentos. Somado a isso, há a redução no uso de papel e documentos impressos.

Desburocratização dos serviços públicos

Os serviços públicos, em grande parte, são conhecidos por apresentar uma burocracia excessiva. Não é incomum que pessoas e empresas sejam submetidas a uma série de exigências e procedimentos desatualizados e muitas vezes desnecessários para ter sua solicitação atendida.

No entanto, a Lei 13.276/18, assim como outras medidas adotas pelo Governo nos últimos anos, chega para ajudar a retirar a mácula da burocracia dos serviços públicos. Agora, os buscar órgãos e entidades públicas, o usuário poderá ter sua solicitação atendida de forma mais ágil, simples e econômica, dependendo menos de serviços adicionais, como autenticações em cartório e reconhecimento de firma.

No entanto, apesar dos avanços trazidos pela Lei de Autenticação de Documentos, ainda é preciso que essa legislação ganhe contornos mais práticos, a partir de regulamentações claras e objetivas de como essas mudanças serão implementadas e como beneficiarão as empresas.