Christopher SantiagoE nesse contexto, os documentos em papel parecem não fazer mais sentido, não é mesmo? Afinal, perdê-los devido a desastres (desmoronamentos, infiltração, incêndios, alagamentos) ou problemas de conservação (como papeis afetados por mofo e excesso de umidade) é relativamente fácil e pode colocar sua empresa em uma situação delicada. Algo que, atualmente, é desnecessário, com o processo de desmaterialização de documentos.
Você já ouviu falar neste termo? Se ainda não, é hora de ler este artigo e tirar suas dúvidas sobre o tema. Boa leitura.
Desmaterialização de documentos: o que é isso?
A desmaterialização de documentos diz respeito ao processo de passar os documentos para o formato digital, sendo um mecanismo importante, por exemplo, para empresas que desejam se tornar paperless. Como o próprio nome sugere, a ideia é não precisar de questões materiais para suas rotinas internas, realizando todos os processos no digital.
Assim, o processo de redação, assinatura, organização e arquivamento é 100% eletrônico. Isso é importante, principalmente, quando você quer investir em inovação e levar o seu negócio para outro patamar interno, podendo ganhar uma melhor imagem externamente.
Desmaterialização ou digitalização: quais as diferenças?
Muitas pessoas confundem o conceito de desmaterialização com a digitalização de documentos, mas é importante saber de antemão que não são a mesma coisa. Nós já falamos anteriormente como funciona o processo de desmaterialização.
Já a digitalização se trata de passar documentos que estão em formato físico (ou seja, no papel) para um arquivo eletrônico, normalmente em PDF. O processo pode ser feito por meio de fotografias do arquivo ou scanner. É, normalmente, utilizado quando alguém assina um documento em papel e ele é escaneado para ter uma cópia em arquivo digital.
Contudo, sem o registro em cartório, a assinatura digitalizada não tem validade jurídica, bem como o documento está sujeito a alterações. Além disso, você continua utilizando papéis, tendo custos elevados com isso, além da burocratização do processo de assinatura de documentos.
Por que desmaterializar documentos?
Mas por que, então, desmaterializar documentos? É importante estar consciente sobre como isso pode contribuir para melhorar processos internos em sua empresa. Mostraremos os principais benefícios a seguir.
Eliminação do uso de papel
Estima-se que, atualmente, quase 3% do lucro de uma empresa é gasto com impressão, compra de papel e arquivamento de documentos, bem como a manutenção dele, para evitar perdas.
É um percentual considerável para despesas com questões burocráticas, ainda que sejam essenciais para a vitalidade do negócio. Esse valor poderia ser destinado a outros investimentos internos, principalmente, para modernizar processos.
Além disso, é uma forma de adotar a sustentabilidade em seu negócio, um valor cada vez mais importante para os seus potenciais clientes e para alavancar a sua imagem no mercado. Assim, terá uma boa reputação, o que pode ser interessante, também, para atrair investidores para a organização.
Redução de gastos
Como falamos anteriormente, há uma diferença significativa nos custos da empresa ao eliminar o uso do papel em suas rotinas. Mas a redução de gastos não para por aí. Afinal, além de diminuir o gasto de papel, você não precisará se preocupar, posteriormente, com realização de procedimentos para preservar os documentos, bem como ter colaboradores destacados para este fim.
Outro ponto que também representa redução de custos é conseguir minimizar os gastos com autenticação de documentos em cartório, enviando colaboradores para este fim. Com o uso da desmaterialização de documentos, as partes utilizam Certificado e Assinatura Digital, com validade jurídica.
Ganho de tempo em processos
Imagine o processo de redigir um documento, levá-lo para os envolvidos assinarem, registrar em cartório e digitalizar. Além de custos financeiros envolvidos em todo o processo, isso pode demorar, muitas vezes, dias.
Com a aceleração dos processos devido à transformação digital, esse tempo perdido pode ser crucial para tomadas de decisões que exigem maior agilidade. E isso pode complicar, principalmente, quando há necessidade de revisão nos documentos.
Ao adotar a desmaterialização, todos os processos ocorrem de modo mais rápido e é possível registrar os documentos, com validade jurídica, de forma que seu negócio poderá agilizar processos, tomadas de decisões e aproveitar brechas e oportunidades estratégicas.
Melhor capacidade de compartilhamento de informações
Atualmente os diferentes setores das empresas precisam atuar de forma integrada, com trocas de informações de maneira mais ágil e facilitada. Quando os documentos já são produzidos no ambiente digital, se torna mais fácil que todos tenham acessos a eles.
Por exemplo, ao utilizar uma solução de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, aqueles que devem ter acesso a determinados itens poderão os obter imediatamente, por meio do sistema, sem a necessidade de precisar solicitar e aguardar o retorno.
Esse tipo de solução não impede, por exemplo, a implementação do controle de acesso, algo importante para a proteção de dados estratégicos e sigilosos da empresa, de forma que não haverá problemas.
A desmaterialização de documentos é um instrumento importante para trazer inovação para seu negócio. Lembre-se que o investimento em tecnologia precisa ser abrangente e abarcar todos os processos internos da sua empresa. Para isso, é fundamental poder contar com parceiros importantes e de confiança, afinal, estamos falando de questões fundamentais para o funcionamento do seu negócio. Por isso, é fundamental estar atento a essas questões.
