Há algumas práticas muito simples que acabam ajudando nesse trabalho, permitindo que todos cumpram com suas funções em tempo hábil, garantindo bons resultados, aumentando a produtividade e assegurando um excelente atendimento aos clientes.
Pensando nisso, vamos apresentar algumas dicas infalíveis para que você possa otimizar os processos do seu escritório. Acompanhe e não deixe de aplicar essas práticas para agilizar os processos, reduzir os custos e melhorar o relacionamento com o seu público! Boa leitura!
1. Faça um bom planejamento
O primeiro passo para otimizar processos é saber usar bem o tempo, fazendo um acompanhamento de todas as tarefas que estão sendo executadas, além de encontrar os pontos fracos que devem ser melhorados e os fortes que servem como referência.
Também é preciso identificar o desenvolvimento do negócio e procurar corrigir todos os problemas que surgirem. E atenção para não permitir que eles se acumulem.
Após monitorar os trabalhos, é o momento de planejar. Então, crie um novo planejamento que seja capaz de manter a qualidade do serviço, economizando tempo e garantindo mais agilidade à rotina.
2. Defina as prioridades do escritório
Definir as prioridades é uma das maneiras de otimizar processos em um escritório contábil. Quando se trata de otimizar o tempo, busque organizar todos os processos, priorizando os que são mais urgentes, principalmente quando se fala de cumprimento de prazos.
Se for preciso, faça uma rápida reunião com todos os profissionais e estipule os níveis de urgência para cada atividade, pois assim todos vão poder cumpri-las dentro do tempo previsto.
Dessa forma, outros trabalhos vão poder ser feitos com mais tranquilidade e você ainda evita que os profissionais se estressem com a falta de tempo.
3. Utilize sistemas atualizados
Não deixe de buscar uma solução digital para gerir os processos do seu escritório e de utilizar sistemas sempre atualizados! Rever o fluxo de trabalho com o intuito de modernizá-lo é indispensável.
As mudanças legislativas são muito constantes e os clientes são cada vez mais antenados sobre o modo de trabalho e sobre as ferramentas de quem eles contratam. Portanto, mantenha-se sempre atualizado!
Lembre-se de que usar a tecnologia como aliada sempre vai conduzir um escritório de contabilidade à simplicidade e à eficiência. Manter uma empresa focada em formatos obsoletos de trabalho acaba anulando-a. Então, entenda que a competitividade do mercado é totalmente marcada pelas vantagens trazidas com a inovação.
E, claro que, com o uso da internet que está cada vez mais constante, é preciso pensar também na segurança do tráfego de dados, principalmente quando falamos de um escritório contábil. Para isso, é importante ter um um Certificado Digital, que vai trazer mais autenticidade aos dados, de forma prática e rápida.
Outra dica é sempre pensar em Pocket quando se fala em inovação! Afinal, com ele, inúmeros Certificados Digitais podem ser armazenados em um Hardware Security Module (HSM) compacto de alta performance com segurança e mobilidade, garantindo uma gestão muito mais eficaz no seu escritório!
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4. Treine a sua equipe
Faça a divisão das atividades, crie um fluxograma de todas as tarefas, implemente um rodízio e tenha o hábito de fazer sessões de treinamento, principalmente com novos funcionários. Afinal, o simples ato de repetir o treinamento reforça muito a cultura do negócio.
Não se esqueça de que contar com profissionais bem treinados é fundamental para alavancar a produtividade do escritório, já que pessoas que sabem o que devem fazer acabam realizando as atividades com mais eficiência.
Dessa forma, invista em capacitações e em treinamentos que permitam que os seus funcionários trabalhem com conhecimento e segurança. Assim, os processos se tornarão mais ágeis e os resultados serão certeiros.
5. Monitore os processos
A fase de monitoramento dos processos é como um mapeamento em um estágio mais avançado. Os novos métodos ou então os ajustados vão ser analisados pelos resultados entregues e comprados com as atividades antigas. Para tanto, você precisa usar algumas métricas para medir e fazer a comparação do desempenho, como o retorno por investimento, os custos e o tempo gasto nas tarefas.
O monitoramento vai trazer, ainda, um novo olhar sobre os pontos fracos e fortes dos seus processos. Embora as mudanças sejam realizadas para melhorar, sempre vai ter um pequeno gargalo que poderá ser excluído.
Otimizar processos de um escritório segue uma língua lógica de tarefas, que vão variar desde o mapeamento das atividades, passando pela implantação dos processos remodelados até o monitoramento dos novos resultados.
O mais indicado é que essa melhoria acabe virando uma cultura em seu escritório e que seja feita de maneira contínua, para evitar o acúmulo de possíveis falhas e, com isso, aumentar a produtividade interna.
6. Monitore o desempenho
A otimização de processos deve ser um trabalho contínuo. Não é porque você fez o mapeamento e transformou os processos uma vez que não vai precisar fazer mais. No entanto, a dúvida é: como saber qual é o momento certo para mudar?
Bom, é necessário monitorar o desempenho dos processos e fazer um acompanhamento para ver como ele se comporta com o passar do tempo. Por meio da comparação entre a performance anterior e a atual fica muito mais fácil saber o momento adequado de fazer reajustes.
7. Não perca muito tempo em reuniões
Otimizar as tarefas significa também aproveitar bem o tempo. Portanto, fique atento ao prazo de duração das reuniões em seu escritório e jamais perca muito tempo com elas.
Elas precisam ser rápidas o suficiente para resolver as pendências e permitir que todos fiquem livres para as suas tarefas normais.
O tempo de reunião deve ser encurtado ao máximo, pois assim a equipe se concentra no que realmente é importante, ou seja, nas suas atividades diárias que vão trazer resultados para os clientes.
8. Organize documentos
Os documentos são a principal ferramenta de um escritório contábil, pois eles oferecem todas as informações e obrigações acessórias. Por isso, é preciso que estejam sempre disponíveis e organizados. Com uma boa organização dos documentos, é possível agilizar os processos do negócio.
Quando falamos de documentos eletrônicos, a organização é ainda mais indispensável, uma vez que não são papéis e, por esse motivo, o sistema de gestão de arquivos XML é necessário para tornar o trabalho mais rápido.
Dessa maneira, consegue-se aumentar a produtividade do escritório, evitar multas e demais sanções e atender todos os clientes dentro do prazo estipulado.
9. Identifique e evite desperdícios
Você já parou para pensar em como evitar desperdícios em seu escritório de contabilidade? Quando o administrador otimiza os processos do negócio, ao mesmo tempo consegue maior eficiência com bem menos recursos. É aí que entra a análise dos processos, que vai identificar e eliminar todos os desperdícios.
Por isso, é importante identificar qualquer sinal de processos mais lentos, de desperdícios, de interrupções em grande número ou de procrastinação, uma vez que são esses os principais vilões que podem atrasar o cumprimento das tarefas e dos prazos, além de impedir maior produtividade no escritório.
Visando evitar problemas em seu empreendimento, seguir essa lista de boas práticas pode ser uma grande ajuda. Para otimizar processos é preciso ter uma análise detalhada de todas as tarefas de cada profissional do seu escritório. Com ela em mãos, você vai conseguir aplicar sistemas de melhoria constantes, garantindo mais eficiência para o escritório e conquistando o reconhecimento por parte dos clientes.
