Christopher Santiago Escritórios de advocacia e contabilidade são, em regra, modelos de negócio que lidam com uma série de expedientes técnicos e, muitas vezes, complexos. Por isso, reduzir burocracias e tornar a rotina desses estabelecimentos mais simples e produtiva é uma demanda comum.
Adotar uma postura inovadora e baseada no uso de recursos tecnológicos e de automação é uma das práticas mais recomendadas para quem não quer ver o seu negócio preso em uma burocracia excessiva. Afinal, isso afeta não apenas a rentabilidade da empresa, mas a satisfação dos destinatários finais dos serviços.
Diante da importância de se reduzir burocracias em escritórios de advocacia e de contabilidade, preparamos este artigo. Confira, a seguir, algumas dicas práticas que podem tornar a rotina do seu negócio mais fluida e eficiente!
5 dicas práticas para reduzir burocracias nos escritórios de advocacia e contabilidade
1. Adote os documentos digitais no dia a dia
Na rotina de escritórios contábeis e de advocacia, os documentos fazem parte da maioria dos processos. A todos os momentos é necessário executar ações como:
- enviar e receber arquivos;
- assinar e gerir contratos;
- elaborar declarações;
- transmitir demonstrações contábeis;
- além de uma infinidade de outros documentos importantes.
Nesse cenário, administrar todo esse acervo de forma física e manual é um grande desafio para os negócios, sobretudo quando o volume de arquivos é bastante grande.
Por isso, hoje, o formato digital está mais alinhado com os padrões e necessidades das empresas, já que oferece uma alternativa mais dinâmica, econômica e segura para a gestão do acervo documental. A digitalização, por exemplo, permite que documentos possam ser transmitidos de forma remota, via internet, dispensando o uso de papel e a necessidade de envios por serviço postal, além de serem mais fáceis de se armazenar e localizar em bancos de dados, sejam eles internos sejam em nuvem.
Além do mais, com o reforço do Certificado Digital, documentos digitais podem ser assinados eletronicamente, tendo sua validade jurídica garantida a partir da utilização de chaves criptográficas de padrão ICP-Brasil. Com isso, mais do que reduzir a burocracia na gestão de documentos, o formato digital garante mais segurança na transmissão deles, a partir de plataformas online.
2. Revise processos
Em muitos casos, a burocracia está inserida em processos simples e específicos dentro das empresas, e não necessariamente faz parte da dinâmica de operação de todo o negócio. Por essa razão, revisar os processos com regularidade — a fim de identificar gargalos, inconsistências e pontos que podem ser alvo de otimizações — é essencial.
Grandes mudanças são percebidas a partir de aprimoramentos simples, mas contínuos. O escritório de contabilidade ou de advocacia que tem em seu DNA uma postura de otimização constante, sem dúvida, obtém resultados cada vez melhores com o passar dos anos. A exemplo, é possível elencar prioridades de setores que precisam ser modernizados, investindo-se mais neles.
No caso dos escritórios contábeis e de advocacia, o rompimento com os processos manuais e a adoção de recursos de automação e do formato digital são alguns dos caminhos mais indicados a se iniciar a revisão dos processos. Hoje, a tecnologia no mercado contábil já é bem marcante e oferece soluções para a gestão de documentos digitais, Assinatura Eletrônica, além de plataformas completas para esse tipo de necessidade.
3. Dê mais autonomia para sua equipe
A falta de liberdade das equipes na hora da tomada de decisão acaba sendo um dos pontos que mais prejudicam a produtividade na empresa, gerando uma burocracia muitas vezes desnecessária. Nem sempre é preciso que um funcionário reporte ao seu superior um determinado fato ou peça autorização para a execução de uma atividade simples. Contudo, isso ainda é muito comum dentro de escritórios.
A falta de autonomia das equipes acaba por gerar grandes gargalos à produtividade, já que constantemente líderes e gestores são demandados a se pronunciar sobre questões simples e que poderiam facilmente ser solucionadas pela própria equipe, caso essa fosse instruída e estimulada para tanto.
Nesse contexto, destacamos a importância de se conceder mais autonomia aos funcionários da sua empresa. Essa maior autonomia, além de motivar as equipes, é uma forma de valorizar os profissionais, depositando maiores responsabilidades sobre cada um deles.
Na prática, mais do que reduzir a burocracia na tomada de decisões simples, esse ponto também contribui para a fluidez e produtividade do trabalho — o que certamente é bastante positivo para qualquer negócio.
4. Utilize soluções e ferramentas específicas para cada necessidade
Dentro da realidade de operações de um escritório de contabilidade ou de advocacia, há uma série de tarefas a serem gerenciadas. Muitas delas estão relacionados ao próprio negócio, como fluxo de caixa, carteira de clientes, controle financeiro, RH, entre outras. No mais, existem também aquelas atividades relacionadas com o core da empresa.
Todas essas tarefas, de algum modo, enfrentam problemas com a burocracia, especialmente quando são executadas de maneira tradicional, isto é, sem auxílio de recursos de automação. Por esse motivo, adotar ferramentas específicas para cada uma das necessidades do negócio é um fator importante para reduzir gargalos.
A exemplo, em vez de perder tempo com o manuseio de planilhas complexas de gestão financeira, pode-se optar por softwares específicos para tal finalidade. Esse tipo de solução é capaz de integrar as contas da empresa, controlando com eficiência ativos e passivos. Do mesmo modo, a assinatura manual de documentos — isto é, com tinta e papel — pode dar lugar a uma plataforma de Assinatura Eletrônica, a qual tem a mesma validade jurídica, com o diferencial de ser mais ágil, segura e escalável.
5. Mantenha o ambiente de trabalho sempre organizado
O formato das atividades desenvolvidas em um escritório de contabilidade ou de advocacia demanda uma extrema organização. É preciso ter controle sobre onde cada documento está, sobre o status de processos e um rígido acompanhamento de prazos, já que tanto a justiça quanto os órgãos fazendários exigem uma estrita atenção a eles.
Nesse sentido, uma das maneiras de reduzir a burocracia interna e minimizar a ocorrência de erros no dia a dia de atividades é a partir da organização do ambiente. Locais bem planejados, com móveis, arquivos e pessoal bem distribuídos, além de mais agradáveis de se trabalhar, proporcionam um rendimento muito maior. Desse modo, ter uma atenção na composição do ambiente pode, também, interferir na otimização dos processos internos, reduzindo os efeitos da burocracia e da complexidade das atividades ali desenvolvidas.
Por fim, como vimos, reduzir burocracias em escritórios de advocacia e contabilidade é algo que está mais associado à postura do negócio e dos seus líderes. Com um foco constante na promoção de melhorias e uma visão inovadora, é possível levar a tecnologia e todas as suas vantagens para dentro da sua empresa, reforçando a parte operacional e administrativa.
