Brenda MaríliaÉ preciso saber quais são os objetivos da empresa por trás da adoção de ferramentas de gestão. Há uma busca por aprimoramento de processos? Ou seria otimização de projetos? Com base nos objetivos da empresa, qual ferramenta adotaria? Continue a leitura e conheça 5 ferramentas gratuitas de gestão.
Qual a importância da gestão dos negócios?
Para respondermos ao questionamento, é importante trazer os números de um levantamento feito pelo SEBRAE, onde cerca de 29% dos Microempreendedores Individuais e 21,6% das MEs e EPPs fecham as portas depois de cinco anos. Nesse cenário, os empresários afirmam que um dos motivos principais disso foi a pandemia.
No entanto, é importante avaliar que as informações estão relacionadas aos dados dos últimos cinco anos — quando não vivíamos apenas em tempos de pandemia. Com isso, surge o questionamento: por qual razão as empresas fecham as portas com pouco tempo?
Um dos fatores é as dificuldades na gestão dos negócios. A falta de uma gestão financeira, o descuido com o marketing e o sucesso do cliente aliados a falta de demais estratégias pode levar um negócio promissor à falência.
Vale destacar, contudo, que o foco da gestão dos negócios não é apenas evitar que as empresas fechem as portas. Ela proporciona a geração de lucros e o crescimento constante da empresa.
Quais as vantagens de contar com ferramentas digitais?
Muitos empresários não têm grandes equipes e, com isso, há profissionais com grandes volumes de informações que são geradas diariamente. Por meio de ferramentas digitais disponíveis, é possível organizar as demandas, conquistando maior agilidade e eficiência.
Além disso, entre outras vantagens de contar com ferramentas digitais na gestão dos negócios estão:
Informações mais exatas e acessíveis
A partir do uso de algumas ferramentas, é possível centralizar os dados, proporcionando informações mais exatas e acessíveis. Com isso, se consegue analisar todas as atividades da empresa, ou de uma área em específico, em uma única plataforma. A partir disso, a elaboração de relatórios se torna mais assertiva e menos demorada.
Melhora na análise de dados e no planejamento de soluções
Ao acessar todas as informações em um único sistema há melhora na análise desses dados. Isso, consequentemente, permite o desenvolvimento de estratégias que estarão alinhadas com os problemas identificados no negócio, reduzindo os erros e aumentando os acertos.
Facilitação do acesso a documentos e relatórios
O gestor está em busca de um documento específico para comprovar os deveres fiscais? É preciso elaborar um relatório sobre os custos operacionais? Por meio de ferramentas online, é possível encontrar e compilar esses dados rapidamente. Além disso, também fica bem menos complicado criar análises bem embasadas. Ou seja, tudo contribui para o bom desempenho do empreendimento.
Maior controle sobre os pedidos e as informações dos clientes
Outra vantagem do uso de ferramentas é o melhor controle sobre pedidos e informações dos clientes. Ou seja, é possível saber exatamente o que os clientes precisam e quando pagarão. Com isso, há mais facilidade para oferecer produtos e serviços que estejam de acordo com as preferências dos consumidores.
5 ferramentas gratuitas para empresas
1. Gestão de tarefas e produtividade
Para auxiliar na visualização de demandas, evitando que tarefas importantes passem despercebidas ou sejam esquecidas pelo gestor e pela equipe, é importante o uso de plataformas como o Trello e Monday.
Ele permite a personalização das informações de cada tarefa — é possível colocar prazo de entrega, descrição, checklist, anexos e marcar o responsável. Ele pode ser usado tanto para organização do próprio empresário, quanto para a gestão da produtividade da equipe.
2. Armazenamento de arquivos na nuvem
O armazenamento de arquivos online é uma forma de arquivar documentos digitais e digitalizados, permitindo o acesso a qualquer momento. Para isso, é possível usar o Google Drive.
O serviço de armazenamento em nuvem salva os arquivos na internet e permite o acesso de qualquer dispositivo, desde que tenha o login e senha da conta. A opção gratuita oferece um espaço de 15 GB para usuários cadastrados no Gmail.
3. Criação de site
Independentemente de porte ou setor, é essencial que a empresa esteja presente na internet. Afinal, ao ter um site, o negócio passa uma imagem de maior credibilidade, facilitando inclusive a divulgação dos serviços e produtos da empresa.
Então, caso não seja possível investir nesse recurso, há plataformas gratuitas como o WordPress, que são usadas para criação de sites e blogs. Ele permite personalização até certo ponto, mas oferece mais possibilidade de recursos na versão paga.
4. Videoconferência
Com a popularização da internet, as distâncias foram encurtadas. E, por meio de ferramentas de videoconferência é possível realizar reuniões com fornecedores e colaboradores, por exemplo, de outras cidades e estados sem o deslocamento.
Para isso, o empresário pode usar o Skype. Nele é possível conversar por vídeo e enviar mensagens para uma única pessoa ou para um grupo de contatos. Há recursos gratuitos, mas com algumas restrições.
5. Gerador pitch de vendas
Expressão do universo dos negócios, “Pitch” significa fazer um discurso com o objetivo de persuadir e convencer determinado público a adquirir um produto ou serviço. Dessa forma, a ferramenta Gerador de Pitch permite que o empresário crie discursos de vendas eficientes em uma plataforma.
Para usar, é preciso responder algumas perguntas sobre os objetivos do negócio para criar um pitch que fará o cliente se interessar por sua empresa. Além disso, são disponibilizadas ainda dicas extras para fazer uma abordagem mais assertiva.
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