Em razão das suas próprias características operacionais, os setores administrativos de hospitais tradicionalmente sempre tiveram que lidar com um grande volume de dados, documentos e informações de pessoas. Essa realidade, na prática, acaba por gerar um acúmulo de papel e arquivos físicos, dificultando a gestão da informação.
Contudo, com os avanços da tecnologia e a crescente digitalização dos serviços, a ideia de um hospital sem papel já é passível de ser aplicada na prática. Ou seja, o formato digital para documentos, atestados, laudos, prontuários e expedientes já é uma realidade, tornando a gestão da informação mais eficiente, segura e econômica.
Em razão dos impactos positivos da digitalização de hospitais, preparamos este conteúdo para abordar o tema, mostrando como fazer uma gestão mais qualificada da informação sem depender tanto dos processos manuais. Continue a leitura e confira!
Afinal, do que se trata o conceito de hospital sem papel?
O conceito de hospital sem papel tem um ideal de otimização de processos, baseado na utilização de recursos tecnológicos e soluções que sejam capazes de romper com modelos de gestão ineficientes, burocráticos e pouco alinhados aos padrões atuais da sociedade e do mercado.
Como se sabe, os hospitais sempre tiveram como característica a necessidade de manuseio de grandes volumes de dados e documentos, como cadastros, registros de pacientes, prontuários, além de todo acervo documental típico da área administrativa.
Esse formato, contudo, com o passar dos anos se mostrou totalmente ineficiente, pois abre margem para lentidão, riscos e gastos desnecessários. É por esses e outros motivos que, hoje, já se fala em hospital sem papel, um modelo mais moderno, associado a processos digitalizados, ao uso da internet e de soluções voltadas especificamente para a automatização e otimização da gestão.
Embora o uso do papel e de processos manuais, de uma forma ou de outra, ainda permaneçam sendo empregados nos hospitais, a ideia é atualizar os processos internos tanto quanto possível, deixando à cargo da tecnologia principalmente as tarefas operacionais repetitivas e burocráticas.
Quais são os benefícios esperados?
Do ponto de vista operacional, o hospital sem papel tende a ser mais produtivo e eficiente. Para comprovar isso, basta avaliar a experiência de outros setores empresariais, em que a digitalização dos processos já é uma realidade mais homogênea nas atividades.
No contexto dos hospitais, a adoção de um formato de gestão pautado em documentos e expedientes digitais, sem dúvida, tem muito a contribuir com a rotina de profissionais e pacientes. A seguir, listamos algumas das vantagens esperadas quando se pensa em um hospital sem papel. Confira!
Redução de custos
Embora não seja o único benefício da digitalização dos serviços e processos, a redução dos custos é um dos pontos mais relevantes dessa atualização. Isso porque, em um modelo de negócio em que há uma alta demanda por documentos e uso de arquivos impressos, o impacto da digitalização é bastante considerável.
Com o uso de documentos digitais, os hospitais poderão não só minimizar os custos com a aquisição de insumos de papelaria e afins, como também poderão reduzir os custos com a manutenção de espaços físicos para o armazenamento de arquivos.
Além disso, o acesso à informação pode ser simplificado, diminuindo o tempo gasto com a organização e manutenção do acervo documental. Sem contar a possibilidade de profissionais dedicarem mais tempo com tarefas estratégicas e menos tempo preenchendo planilhas, registros e outros documentos impressos.
Modernização dos processos
O grande benefício do hospital sem papel está na modernização e otimização dos processos. Hoje, o formato digital cada vez mais assume o lugar dos métodos manuais, gerando uma grande economia de tempo e recursos dentro das empresas.
Assim, o hospital sem papel tem como ponto forte a produtividade, pois passa a apoiar suas tarefas administrativas em softwares, sistemas, documentos digitais e no uso da internet. Essa realidade, além de facilitar o acesso, manuseio e compartilhamento de informações, traz um grande benefício para os pacientes.
Hoje já se fala em prontuário eletrônico, uma atualização do prontuário físico, que pode ser armazenado, alterado e compartilhado de maneira muito mais simples e dinâmica, possibilitando interações entre médico e paciente, ainda que eles não estejam na mesma localidade.
Além disso, essa modernização também traz efeitos positivos no quesito segurança. Hospitais lidam com dados sensíveis de pessoas, os quais não podem ser perdidos ou acessados por quem não tem autorização. Com documentos em formato digital, há mais segurança, pois os arquivos podem ser armazenados em servidores na nuvem, eliminando os riscos que o armazenamento local de documentos impressos pode ocasionar.
Como fazer essa transformação na gestão hospitalar?
Hoje o uso estratégico da tecnologia é o principal vetor de otimizações, independentemente do segmento em que se atua. Nos hospitais não é diferente. A seguir, pontuamos algumas ações que podem promover essa mudança positiva em instituições de saúde. Confira!
Otimizar o mapeamento dos processos
Processos digitais são muito mais gerenciáveis do que os manuais. Por exemplo, trabalhar com arquivos em formato digital, como registros e prontuários, facilita o acesso à informação, permitindo aos gestores mapear as atividades com muito mais eficiência.
Nesse sentido, a ideia de um workflow se torna possível nesses ambientes, visto que os dados e documentos podem ser controlados via softwares, estando acessíveis a todos aqueles que necessitarem e forem autorizados.
Adotar o Prontuário Eletrônico
Outra medida que contribui diretamente com a implementação do hospital sem papel é a adoção do Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP), um sistema informatizado em que o histórico clínico do paciente fica armazenado. Ele pode ser usado na Troca de Informações na Saúde (TISS) e na entrega da Dmed (Declaração de Serviços Médicos e da Saúde) à Receita Federal.
Com o reforço dessa tecnologia, instituições de saúde podem investir em plataformas informatizadas na gestão das informações, centralizando seu acervo documental em um só repositório, além de permitir que esses dados sejam acessados de qualquer lugar e a qualquer hora, mediante a Certificação do médico ou funcionário autorizado.
Investir em Certificação Digital
A Certificação Digital é, sem dúvida, um dos pilares do hospital sem papel. Esse conceito oferece todo suporte necessário para que instituições de saúde adotem o formato eletrônico em seus processos, mas sem abrir mão da segurança na gestão dos documentos.
O Certificado Digital é a chave para aumentar o rigor no manuseio, acesso e compartilhamento de arquivos em meios online. Para isso, a criptografia assegura a integridade das informações, sua confidencialidade, além de atestar a sua origem.
No mais, a Certificação Digital é um dos caminhos para atender à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), que estabelece diretrizes para o tratamento de informações de pessoas físicas.
