Christopher SantiagoEmbora outros métodos de comunicação mais ágeis e dinâmicos tenham surgido nos últimos anos, o fato é que o tradicional e-mail ainda resiste ao tempo, figurando como uma das ferramentas de comunicação mais utilizadas na atualidade. Especialmente no contexto empresarial, o e-mail está presente no dia a dia de profissionais e negócios de todos os segmentos, otimizando processos ao facilitar a troca de mensagens, documentos e informações.
Contudo, como veremos adiante, o total aproveitamento desse poderoso instrumento de comunicação, em muitos casos, depende da forma como ele é utilizado. Nesse ponto, manter a ordem na caixa de entrada, aplicando a técnica do inbox zero, pode, por exemplo, evitar que as mensagens se percam na sua caixa de entrada ou que você quebre a sua produtividade com as distrações e lentidão que uma caixa lotada pode causar.
A seguir, preparamos um artigo completo para apresentar a técnica do inbox zero a você, além de mostrar o seu funcionamento e principais vantagens. Continue a leitura e confira!
Afinal, o que é a técnica inbox zero?
Diferentemente do que muitos acreditam, a técnica do inbox zero não está relacionada apenas à limpeza da caixa de entrada. Na realidade, ela é bem mais que isso, já que o seu objetivo é devolver o controle da rotina ao usuário a partir da organização das tarefas e ações que surgem quando do recebimento de um e-mail, definindo o momento ideal para a execução.
Na prática, inbox zero está mais relacionado à tomada de decisão acerca de cada mensagem recebida, de modo que não haja desordem, nem acúmulo de tarefas a serem cumpridas — o que acaba consumindo a produtividade e motivação do profissional.
Com o inbox zero, busca-se afastar a mente do usuário da caixa de entrada, permitindo que ele pense em cada tarefa de forma estratégica e no momento adequado.
Como aplicá-la?
Como dissemos, inbox zero vai muito além de manter a caixa de entrada limpa, sem mensagens a serem lidas. Na verdade, o foco da técnica está no gerenciamento da rotina, na organização das tarefas que surgem.
Uma caixa de entrada repleta de mensagens e expedientes a serem cumpridos certamente drena a produtividade de um profissional, além de gerar ansiedade e estresse, o que não é nada bom. Por isso, é fundamental saber o que fazer em relação a cada mensagem recebida, isto é, é importante saber interagir com as demandas e tomar a decisão mais adequada para o momento.
Nesse sentido, de maneira prática, a metodologia do inbox zero direciona as pessoas nessa interação, indicando que existem quatro decisões que podem ser tomadas ao se receber um e-mail: fazer, excluir, delegar e adiar. Vejamos!
Fazer
A primeira decisão que se pode tomar ao ter conhecimento de um e-mail é fazer o que a mensagem propõe. Assim, se foi solicitada uma reposta ou a execução de uma atividade simples, que pode ser cumprida rapidamente, o mais recomendado é não postergar algo tão simples de ser resolvido e executar a tarefa de imediato.
Excluir
Nos casos de e-mails que não solicitem nenhuma ação da sua parte ou não contenham informações que precisarão ser consultadas no futuro, o ideal é excluí-lo. Isso evita que a caixa de entrada fique muito poluída, prejudicando a sua produtividade.
Caso não queira excluir a mensagem, você pode optar por arquivá-la. O importante é retirar o e-mail da sua caixa de entrada.
Delegar
Ao se deparar com uma mensagem cuja demanda não depende de você ou quando você não é a pessoa mais indicada para executá-la, a decisão mais correta é delegar a ação para outro profissional — preferencialmente quem seja capaz de fazê-lo.
Essa pode não ser uma das decisões mais simples de se tomar. Por isso, é preciso refletir bastante para que a questão seja solucionada de forma ágil e eficiente.
Adiar
Solicitações mais complexas e que demandam tempo podem ser adiadas. Se você não é capaz de resolver uma questão rapidamente, o mais indicado é mover a mensagem para uma pasta de tarefas a serem cumpridas, estabelecendo um prazo para a conclusão — até para que não haja atrasos ou esquecimento.
Nesse ponto, destacamos a importância de se segmentar a caixa de entrada, criando categorias para as mensagens. Assim, fica mais fácil acessar e-mails que ainda precisam de algum tipo de intervenção.
Quais as principais vantagens da técnica inbox zero?
Utilizar a técnica do inbox zero traz benefícios importantes para a rotina de profissionais e empresas, especialmente do ponto de vista da produtividade. Com as demandas sendo organizadas de forma eficiente e estratégica, o acúmulo de tarefas, atrasos e erros na execução se tornam menos comuns.
Além disso, existem outros pontos de otimização importantes, como os que citamos a seguir. Confira!
Otimização do tempo
Uma das premissas do inbox zero é devolver o controle da rotina de trabalho ao seu utilizador. A partir de uma metodologia simples, é possível organizar a caixa de entrada, decidindo de forma mais acertada sobre qual a melhor decisão a ser tomada em relação a cada demanda que chega por e-mail.
Nesse sentido, um dos efeitos mais benéficos da prática é a otimização do tempo. Além de encurtar a tomada de decisão, o usuário acaba perdendo menos tempo preso na desorganização e burocracia de uma caixa de entrada lotada e sem nenhum tipo de padronização para as atividades.
Aumento da concentração
Sabemos o quanto uma caixa de entrada abarrotada de mensagens é capaz de nos tirar o foco. O simples fato de existirem inúmeras demandas em aberto já nos tira a tranquilidade, além de gerar um alto estresse — fatores que interferem diretamente no rendimento e concentração com o trabalho.
Nesse ponto, o inbox zero também tem impactos positivos. Como você passa a gerenciar melhor as mensagens e sabe o que deve fazer e quando fazer, o foco e concentração com as tarefas tende a aumentar bastante.
Em vez de se perder em meio à desorganização e falta de iniciativa para executar o trabalho ou se desconcentrar com a chegada constante de e-mails, aplicando o inbox zero, você é capaz de priorizar ações, focando aquilo que é possível e mais importante para o momento.
Melhora no desempenho
Sobretudo na realidade de negócios do setor contábil, a rotina pode ser bastante acelerada, demandando ações rápidas por parte dos profissionais. No entanto, quando não se sabe como agir diante de uma solicitação ou não se sabe priorizar atividades, o rendimento no trabalho tende a ser bastante prejudicado.
O inbox zero, nesse contexto, pode ajudar a solucionar o problema, a partir de uma metodologia em que se segmenta cada tipo de solicitação. Com ela, o que pode ser executado de imediato será logo feito; o que não depende de um profissional poderá ser delegado a outro; e as mensagens pouco relevantes serão descartadas ou arquivadas.
Do mesmo modo, ações mais complexas poderão ser adiadas para que sejam executadas no momento mais oportuno. Tudo isso, sem dúvida, otimiza o desempenho do profissional e da empresa como um todo.
Como foi possível perceber, a metodologia do inbox zero, apesar de simples, pode implicar otimizações significativas na rotina de um negócio. Em conjunto com a tecnologia no mercado contábil, a técnica facilita as decisões e indica o melhor caminho a ser seguido para cada tipo de demanda, o que evita atrasos, confusões e erros no cumprimento das tarefas.
