Como controlar o que não se gerencia? A imensa competitividade, o aumento do raio concorrencial (proporcionado pela internet), a necessidade de inovação permanente e a formação de um consumidor cada vez mais exigente impõem às empresas produção crescente, custos declinantes e qualidade perto da excelência.
Mas como conciliar tudo isso? Algumas filosofias e metodologias de gestão de processos podem indicar o caminho. É o caso de Kanban e Kaizen.
Se você identifica gargalos na performance de sua equipe e precisa ter respostas mais sólidas em gestão de resultados, provavelmente esses dois métodos de origem japonesa vão ajudar nessa missão. Descubra agora como esses instrumentos podem otimizar suas rotinas operacionais!
O que é Kanban?
Pra entender a diferença entre Kanban e Kaizen é preciso conhecer os conceitos. De início, vale a pena mencionar que Kanban é uma metodologia muito utilizada no setor de compras, produção e controle de estoques.
Traduzido em português como “tabuleiro” ou “cartão”, o Kanban é a organização das atividades por meio de cartões sequenciais, mais ou menos como um fluxograma na forma de “post-its”.
Inspirado na logística dos supermercados, o Kanban começou a ser largamente utilizado pela indústria automotiva japonesa no final da Segunda Guerra, em uma tentativa de conseguir tornar as fábricas mais lucrativas em meio às dificuldades de um país ainda sob escombros.
Trata-se, em essência, de símbolos visuais coloridos que são afixados em quadros, informando ao colaborador/operário “o que”, “quando” e “quanto” produzir, sempre da base para o topo da pirâmide produtiva, “empurrando” a produção.
O método é simples e analógico, mas não pense que, na era dos negócios digitais, essa metodologia se tornou obsoleta: o Kanban foi devidamente adaptado para o mundo da tecnologia para empreendedores. Isso foi feito com a criação de fluxos coloridos digitais, muitas vezes inseridos em aplicações de gestão de projetos ou ERPs.
Na verdade, Kanban e Kaizen são usados virtualmente com grandes resultados em empresas dos mais diversos setores.
Como o Kanban pode ser aplicado nas empresas?
Kanban e Kaizen podem ser aplicados em companhias de todos os portes e segmentos. E um exemplo de uso do Kanban pode ser dado no controle de estoques.
Todo gestor sabe que estoque é sinônimo de dinheiro parado. O problema é que não tê-lo significa correr risco elevado de parar a produção, o que seria uma tragédia diante de sua clientela.
Mas então como assegurar que você tenha apenas o mínimo necessário para manter a produção funcionando, sem desperdício de estoques e de dinheiro? Essa resposta passa por organização no fluxo de processos, algo que Kanban e Kaizen podem ajudar em grande medida. Mas vamos ficar só no Kanban, por enquanto.
Vamos supor que você seja gestor de estoques em um pequeno supermercado. Você precisa controlar a saída de produtos, como latas de milho, a fim de que seu consumidor não fique desabastecido desse produto.
Você decide, então, calcular o Estoque Máximo, Mínimo e de Segurança de suas latas de milho, chegando, respectivamente, aos números de 100 (EMax), 40 (EMin) e 60 (ES).
A partir desse momento, você pode facilitar seu processo de visualização dessa demanda por meio de um quadro “on-line”, exibido dentro do módulo de estoques do ERP da empresa. Esse quadro será formado por 100 cartões pretos, que representam o estoque máximo da empresa no momento “0”.
Pois bem, cada saída de produto do depósito exige o devido registro pelo leitor óptico que, automaticamente, envia os dados para o sistema de gestão. O software então “dá baixa” (retira) um dos cartões que fazem parte dos 100 presentes no quadro.
Com isso, o gestor pode acompanhar, em tempo real, e pelo celular, quanto em latas de milho a empresa ainda tem. E pode fazer isso em relação a todos os outros produtos, usando uma representação fácil de ser assimilada (cartões móveis em um quadro virtual).
Mas vamos avançar. Quando o estoque de latas atingir apenas 60 unidades, o quadro “on-line” passará a exibir os cartões na cor amarela (atenção), disparando o alerta da necessidade de compra. Ao chegar a 40 unidades, todo o quadro ficará em cor vermelha, mostrando os espaços dos cartões faltantes (o que indica iminente desabastecimento).
Acabamos de mostrar como funciona o Kanban na era da computação, usando como exemplo um setor de estoques de um supermercado. Mas poderíamos utilizar o mesmo raciocínio para a gestão de um projeto de desenvolvimento de software, ou para a organização de uma campanha de marketing em uma agência de publicidade. Kanban e Kaizen podem ser utilizados nas mais diversas situações.
Mas por falar nele, vamos agora ao Kaizen.
Como a técnica Kaizen funciona?
Kaizen é praticamente sinônimo de melhoria contínua. Trata-se da organização dos processos e do melhor fluxo de pensamento na atividade produtiva, de forma que todos saibam o que fazer e o que é mais importante, dentro de um ambiente limpo, agradável e organizado.
O objetivo do Kaizen era sistematizar a linha de produção das fábricas, mas sua utilidade era tamanha na redução de desperdícios e eliminação de gargalos que até hoje essa metodologia é utilizada — e não somente nas indústrias, mas também nas empresas modernas (e até mesmo na vida pessoal).
Também originário do mesmo país e da mesma época (pós-Guerra), o Kaizen sugere uma espécie de “forma” de se organizar e se portar diante dos processos, enquanto o Kanban é, ele mesmo, uma metodologia de processos.
Focados em melhoria permanente, Kanban e Kaizen estão atrelados à filosofia Just in Time, sistema que visa a produzir o que o cliente deseja, quando o cliente deseja e na quantidade que ele necessita (produção sem estoques, puxada pela demanda).
Evidentemente, para alcançar tamanha precisão, é preciso de processos e padrões de ação quase perfeitos. E é aqui que entra outro conceito muito ligado ao Kaizen, o de “5S”.
“5S” é uma ferramenta de melhoria contínua que permite que os funcionários consigam aumentar sua produtividade, conciliando esse salto quantitativo com qualidade e melhora no clima organizacional. Os “5S” são:
- Seiton — ordem , arrumação; organização dos materiais necessários à produção;
- Seiri — distinção do que é essencial e do que não é;
- Seiso — limpeza;
- Seiketsu — padronização, ambiente mais satisfatório e sadio;
- Shitsuke — disciplina, determinação, honra e caráter.
Kaizen significa literalmente MUDE (KAI) para tornar-se BOM (ZEN). Esse aprimoramento é feito por meio dos passos acima listados no “5S”, bem como mediante um rígido controle permanente de todos os processos, da base ao topo da produção.
Para aplicar Kanban e Kaizen, não é preciso de grandes investimentos. No caso do Kaizen, você pode adotá-lo fazendo do “5S” a base do trabalho da empresa, além de incorporar os seguintes princípios:
- ênfase ao cliente;
- promoção do melhoramento contínuo;
- reconhecimento dos problemas;
- criação de equipes de trabalho;
- gerenciamento de projetos por meio de times;
- desenvolvimento de autodisciplina;
- informação constante a todos;
- capacitação permanente.
Quais são os benefícios de aplicar Kanban e Kaizen em seu negócio?
Existem inúmeros benefícios de implementar a sistematização do fluxo de processos por meio de símbolos visuais (como é a base do Kanban), bem como integrar toda sua produção aos princípios basilares de melhoria contínua (Kaizen). Algumas das vantagens:
- redução de erros e retrabalhos;
- melhoria da qualidade dos produtos/serviços;
- melhoria do clima organizacional;
- aumento de produtividade;
- gestão mais racional dos custos para empreender;
- redução de desperdícios.
Compreendeu como Kanban e Kaizen podem mudar não somente os processos, mas sobretudo a cultura de sua empresa? Então, se gostou deste conteúdo, compartilhe-o em suas mídias sociais e leve também aos seus colegas, amigos e familiares ideias bem-sucedidas de gestão de processos e melhoria de resultados!
