No entanto, já existe uma solução eficaz para esse problema: o certificado digital. Além de reforçar a segurança das informações enviadas virtualmente, o certificado digital permite, por exemplo, consultar na íntegra processos judiciais, a assinatura de prontuários médicos e a realização de transações como investimentos, empréstimos e transferências.
Levando em consideração esse contexto, reunimos neste artigo tudo o que você precisa saber sobre certificado digital. Continue a leitura para tirar as suas dúvidas e aproveitar ao máximo as informações que compilamos neste guia completo! Acompanhe!
Afinal, o que é um Certificado Digital?
O certificado digital é um documento que identifica, por meio de uma autenticação forte, uma pessoa física ou jurídica, garantindo a segurança em todas as transações online. Ou seja, o certificado digital confere a um arquivo eletrônico autenticidade, segurança, controle sobre as informações e validade jurídica.
Todo documento eletrônico assinado digitalmente por um certificado digital, tem validade jurídica e substitui o seu correspondente em papel. A Receita Federal já disponibiliza também vários outros serviços por meio do portal e-CAC, cujo acesso é feito com o certificado digital.
Os serviços disponibilizados estão reunidos nos seguintes grupos:
- cadastros — consulta e atualização de informações;
- declarações — download e consulta a informações transmitidas;
- cobrança e fiscalização — acompanhamento dos processos em andamento e consulta a débitos;
- restituição e compensação — acompanhamento de pedidos.
Além disso, com o certificado digital é possível assinar o DBE (documento básico de entrada), consultar processos digitais e ter acesso à caixa postal eletrônica, que é um canal de comunicação por onde a Receita envia avisos e informações fiscais, caso o contribuinte opte pelo DTE (Domicílio Tributário Eletrônico). Ou seja, os certificados digitais já estão mais presentes em nosso dia a dia do que podemos imaginar.
Para que serve o Certificado Digital?
A certificação digital traduz o que há de mais moderno em termos de segurança para proteger informações compartilhadas nos ambientes virtuais. Sua tecnologia é desenvolvida especificamente para proporcionar a autenticidade, confidencialidade e integridade das informações.
Os certificados digitais existem para facilitar a vida das pessoas e evitar que se perca tempo com assuntos que poderiam facilmente ser resolvidos online, como a assinatura de documentos, por exemplo. Assim, em vez de colher a assinatura de diversas pessoas, enfrentar filas em cartório e ainda ter que lidar com vários gastos, com o certificado digital, é possível ficar livre da burocracia sem nem mesmo sair do escritório, e de maneira muito mais segura.
As principais atividades que podem ser facilmente substituídas pela certificação digital são:
- assinatura de documentos;
- realização de transações bancárias;
- envio de declarações da empresa;
- assinatura de notas fiscais;
- login em ambiente virtual com segurança;
- entre outros.
A assinatura eletrônica é obrigatória para empresas que emitem notas fiscais eletrônicas (NF-e), uma vez que confirma a autenticidade de declarações e documentos. Ou seja, se a lei prevê a necessidade da emissão da nota fiscal eletrônica para o seu negócio, antes de qualquer coisa, você precisa contar com um certificado digital.
Quem precisa de Certificação Digital?
Todas as pessoas físicas e jurídicas que desejam realizar determinadas transações online de maneira segura, simples e autenticada devem contar com um certificado digital. Todavia, é preciso ter em mente que essa nem sempre é uma escolha. Em alguns casos, o uso é obrigatório, como ocorre com as empresas inscritas nos regimes tributário de lucro presumido e lucro real. Como elas são obrigadas a emitir NF-e, consequentemente, necessitam de um certificado digital.
Separamos alguns casos para você compreender um pouco melhor cada um e verificar se o uso do certificado é ou não necessário.
Empresas de lucro presumido
Como a maioria das declarações mensais e anuais exigidas pela Receita Federal só podem ser realizadas com o uso do certificado digital, ele se torna indispensável para as empresas de lucro presumido.
Empresas com funcionários
Por mais que não seja obrigatório em todos os casos, o uso do certificado se faz necessário para enviar declarações com dados sobre os colaboradores, exigidas pela Previdência Social e Caixa Econômica Federal, o que leva as empresas com funcionários a precisarem de um certificado digital.
Microempreendedor individual (MEI)
Embora em alguns estados brasileiros não seja obrigatória a emissão de nota fiscal eletrônica pelos microempreendedores individuais (MEI), os inscritos nesse modelo podem optar por utilizar o certificado digital. Caso essa seja a opção, é preciso verificar se há a necessidade de uma inscrição estadual para emitir esse tipo de nota e se ele é permitido pela legislação do estado.
Quais são os certificados digitais?
Existem alguns tipos de certificados digitais disponíveis. Embora todos eles sirvam para substituir uma assinatura, cada um é utilizado para um propósito diferente. Para ficar um pouco mais fácil o entendimento sobre cada um, relacionamos a seguir os principais. Confira!
e-CNPJ
O e-CNPJ é utilizado para assinar digitalmente em nome da empresa os documentos que antes eram produzidos em papel e caneta. Com ele, você autoriza o contator a entregar documentos para a Receita, informa ao INSS dados sobre os funcionários, entre outras atividades. Esse tipo de certificado prova que quem está assinando digitalmente os documentos é a empresa.
e-CPF
O e-CPF tem a mesma função que o e-CNPJ, mas é utilizado por pessoas físicas. Esse tipo de certificado permite que o cidadão assine de forma virtual qualquer documento com validade jurídica, de forma muito mais prática e eficaz. A maior vantagem dele é a economia de tempo, já que proporciona a facilidade de resolver em minutos questões burocráticas que antes levariam horas.
Quais as diferenças entre o A1 e A3?
Cada um desses dois tipos de certificados apresenta inúmeras vantagens, que devem ser levadas em consideração no momento de escolher o modelo mais adequado para sua empresa. Pensando nisso, reunimos as principais características de cada um deles para que você faça a melhor escolha. Confira!
Certificado A1
O certificado digital A1 é um software instalado diretamente no computador em que vai ser utilizado. Ele tem validade de 1 ano e exige que a senha seja digitada uma única vez durante a instalação do arquivo — em cada máquina instalada —, sem precisar repetir o processo a cada atividade a ser realizada, como emissão de notas fiscais, entre outras. O certificado é armazenado na máquina em que é instalado.
Algumas das vantagens mais procuradas nesse tipo de certificado são as seguintes:
- por se tratar de apenas um arquivo, está livre de desastres naturais, roubos e extravios;
- não é necessário informar a senha para outras pessoas que forem utilizar;
- pode ser utilizado em diversos dispositivos, como smartphones, notebooks e tablets, facilitando os processos na correria do dia a dia;
- não depende de um dispositivo fixo, ou seja, se você estiver ausente e outra pessoa precisar acessar as informações, é possível fazer isso de outro computador com o arquivo instalado.
Certificado A3
Já o certificado digital A3 é um arquivo armazenado em um dispositivo móvel, que pode ser um smart card (cartão com chip) ou um token (parecido com um pendrive). Pode ser emitido tanto para pessoa física quanto jurídica e a validade pode chegar a 5 anos. O dispositivo deve estar sempre em posse de quem for acessar as informações, assim como a senha, já que é necessário inseri-la sempre que alguma transação for realizada.
Algumas das vantagens mais buscadas ao optar por esse tipo de certificado são as seguintes:
- trata-se de um armazenamento em dispositivo móvel — smart card ou token;
- por ser portátil, pode ser levado para qualquer lugar;
- é um dispositivo único e exige o uso de senha, então, não há o risco de as informações serem utilizadas sem a sua permissão;
- é inviolável e conta com elevado nível de segurança, ou seja, não pode ser extraído ou copiado para qualquer outro tipo de mídia;
- sua validade pode chegar a até 5 anos.
Qual é a melhor opção?
A escolha do certificado depende basicamente da necessidade do usuário. É preciso avaliar quantas pessoas precisarão ter acesso, em quantas máquinas será utilizado, se o cliente tem a necessidade de acessá-lo em diversos locais, entre outros pontos que precisam de uma análise minuciosa para definir a melhor opção.
Pensando nisso, reunimos a seguir os principais pontos de cada tipo de certificado que devem ser observados para que você faça a melhor escolha. Confira!
Uso por pessoas não autorizadas
Quando há a necessidade de usar o certificado em diversas máquinas, alguns pontos devem ser observados. O certificado A1, por exemplo, uma vez instalado, pode ser utilizado por qualquer pessoa em posse do computador em questão, já que não há a necessidade de digitar a senha a cada operação. Isso em alguns casos pode acabar comprometendo a segurança dos dados.
Em contrapartida, o certificado A3, apesar de ficar vulnerável a certos riscos, como perda, extravio, avarias e desastres naturais, por se tratar de um dispositivo móvel, mesmo que por acidente fique em posse de alguém não autorizado, não tem o risco de ser indevidamente utilizado, pois exige a digitação da senha em todas as transações que forem realizadas. Além disso, se a senha for digitada erroneamente 3 vezes, o equipamento é imediatamente bloqueado, o que reforça ainda mais a sua segurança.
Tempo de validade
Embora do certificado A3 apresente um valor aquisitivo maior, sua validade pode chegar a 5 anos. Ou seja, quando avaliamos o valor pago pela quantidade de tempo em que ele poderá ser usado, a vantagem observada é maior.
Em relação a isso, o certificado A1 só é considerado mais vantajoso se houver a necessidade de realizar determinadas alterações de informações sobre a empresa ou representante legal, pois nesses casos é necessário descartar o certificado em uso e adquirir um novo, desprezando todo o tempo de validade que ainda pode restar.
Para deixar um pouco mais claro, listamos as mudanças que podem ou não ser feitas sem comprometer a funcionalidade do dispositivo.
Não invalidam o certificado digital:
- alteração de endereço;
- alteração em filiais (abertura, exclusão, mudança de endereço, etc.);
- alteração de quadro societário, exceto representante legal;
- alteração de cláusulas do contrato social;
- alterações cadastrais nas Juntas Comerciais.
Invalidam o certificado digital:
- alteração do representante legal da empresa;
- alteração do CPF ou data de nascimento do representante legal;
- alteração de CNPJ da empresa.
Vantagem financeira
Em relação ao investimento financeiro, o A1 tem custo proporcional ao tempo de validade, o que inicialmente pode ser uma desvantagem. Contudo, mais uma vez é necessário analisar as atividades do cliente.
Alguns argumentam que esse tipo de certificado acaba saindo mais caro proporcionalmente, por ter validade de apenas 1 ano. Mas vamos a um exemplo: imagine que você adquiriu um certificado e, 6 meses depois, ocorre uma mudança em sua empresa. Para atualizar as informações, é necessário adquirir um novo certificado. Caso a opção anterior tenha sido por adquirir o certificado digital A1, perde-se apenas 6 meses de utilização.
Agora vamos imaginar o mesmo cenário, mas com o certificado A3, que tem a validade de 5 anos. Ao precisar adquirir um novo certificado por conta dessa mudança, você perderia 2 anos e meio de uso, ou seja, o prejuízo se torna muito maior. Então, é necessário se atentar a esses detalhes no momento de escolher e não se apegar apenas ao valor do certificado em si.
Segurança
Um dos maiores motivos ao optar pelo certificado digital, é a segurança proporcionada por ele. Mas afinal, qual é o mais seguro?
Se em um escritório de contabilidade os computadores são de uso coletivo ou não precisam de senha de acesso, por exemplo, o certificado A1 pode não ser a melhor opção, tendo em vista que ele poderá ser usado por qualquer um sem a necessidade de identificação. Outro cenário que causa preocupação é em caso de furto de máquinas, situação em que qualquer um pode ter acesso às funcionalidades até que o certificado seja cancelado.
Nesse caso, a melhor opção seria o A3, já que é preciso estar com o dispositivo em posse para realizar qualquer transação e a senha é exigida a cada vez que é utilizado. Além disso, é possível que apenas uma pessoa desfrute de suas funcionalidades por vez, justamente pela necessidade de inserir o dispositivo na máquina que estiver em uso.
Como comentamos anteriormente, caso a senha de acesso seja digitada erroneamente por 3 vezes, o dispositivo é imediatamente bloqueado, reforçando sua segurança — existem algumas poucas Autoridades Certificadoras que trabalham com o desbloqueio do equipamento e a Soluti é uma delas.
Cada tipo de certificado digital apresenta diversas vantagens e desvantagens de uso. Por isso, é tão importante analisar as necessidades da empresa e as condições em que o certificado será utilizado para que a melhor escolha seja feita.
Como fazer a solicitação, renovação e revogação?
Tanto a emissão, quanto a revogação e renovação do certificado digital deve ser realizada por uma empresa especializada e autorizada pelo ICP-Brasil. Essas empresas são denominadas Autoridade Certificadora.
Confira o que deve ser feito em cada um dos casos:
- Solicitação de Certificado — recorra a uma das Autoridades Certificadoras para realizar o preenchimento e envio da solicitação de certificado;
- Renovação de Certificado — solicite na própria página da autoridade certificadora, dentro do período de validade, a renovação do certificado e-CNPJ ou e-CPF;
- Revogação de Certificado — acesse a página de revogação da Autoridade Certificadora, responsável pela emissão do certificado digital, e solicite a revogação. O certificado perde a validade imediatamente após essa solicitação e não há como reativá-lo.
O que é Certificado Digital por procuração?
No Brasil, a validade da assinatura eletrônica pelo uso do certificado digital é denominada de não repúdio, ou seja, uma vez assinado um documento com o certificado digital, a pessoa não pode dizer que não foi ela quem assinou. Sendo assim, é muito importante que todos tenham ciência do poder que tem essa ferramenta, que é pessoal e intransferível.
A disponibilização a uma pessoa, como o contador ou advogado, pode ser feita por meio da emissão de uma procuração eletrônica realizada diretamente pelo portal e-CAC, no site da Receita Federal, por meio do qual o cidadão pode selecionar os poderes que vai disponibilizar ao procurador.
O Certificado Digital deve ser emitido para o representante legal diante da Receita Federal. No caso de certificados digitais para notas fiscais eletrônicas, é possível realizar a substituição desse representante por um procurador, desde que conste uma cláusula que permita ao gestor outorgar poderes para o procurador.
Caso o contrato social mencione que o representante legal não tem autoridade para assinar isoladamente, será preciso que o termo de titularidade (contrato entre a Autoridade Certificadora e o cliente, pessoa física ou jurídica) seja assinado pelos demais administradores envolvidos.
Alguns requisitos são imprescindíveis para aceite da procuração. Para deixar tudo um pouco mais simples, reunimos os principais pontos a serem considerados:
- a possibilidade de delegação de poderes por procuração deve estar bem clara e legível no contrato, estatuto ou alteração contratual da empresa;
- deve constar na procuração expressamente que o “outorgante delega poderes específicos para o outorgado atuar perante ICP-Brasil”;
- é necessário que os outorgantes estejam presentes perante o tabelião (cartório que elabora e imprime a procuração);
- a procuração deve ser pública e vigente por prazo inferior a 90 dias.
Quais são os principais benefícios do Certificado Digital?
A lista dos benefícios apresentados pela certificação digital é bem extensa, quando analisado minuciosamente as necessidades da empresa e qual o tipo mais adequado para cada caso. Caso você ainda tenha dúvida sobre as diversas vantagens oferecidas por essa ferramenta, reunimos aqui alguns dos principais benefícios. Confira!
- aumento da confiabilidade e credibilidade;
- redução considerável de custos relacionados a processos, já que os documentos eletrônicos têm validade jurídica e dispensam o reconhecimento de firma em cartório;
- redução de custos relacionados a transporte, já que se torna dispensável a contratação de motoboys para entregar os documentos assinados, por exemplo;
- redução do risco de falhas e fraudes na empresa;
- garantia de privacidade e maior segurança nas transações eletrônicas;
- economia de tempo, podendo ser investido em outras atividades mais importantes dentro da companhia;
- automatização de processos;
- uso da tecnologia a favor da empresa;
- entre diversos outros benefícios.
Vimos ao longo do artigo o que é um certificado digital, para que ele serve, quem precisa ter um certificado digital, quais são os tipos disponíveis, qual a diferença entre o certificado A1 e o certificado A3, quais são as características de cada um, vantagens e desvantagens de cada modelo, qual opção escolher, como fazer a solicitação, renovação e revogação, o que é certificado digital por procuração e quais são os principais benefícios de ter um certificado digital em um escritório de contabilidade.
Com isso, você certamente pôde perceber o quão benéfico o certificado digital pode ser para sua empresa, pois, além de seguro e prático, ele tem reconhecimento jurídico e te permite resolver diversos assuntos sem sequer sair do escritório. Na correria do dia a dia, sabemos que tempo é algo valioso e, por isso, podemos — e devemos — contar com o auxílio da tecnologia a nosso favor. Além do certificado digital, o cartório digital também já é realidade no Brasil.
Sabendo a importância do certificado digital, tanto o A1, quanto o A3, e as facilidades oferecidas por eles, ressaltamos a importância de ficar atento às particularidades de cada um dos certificados disponíveis para garantir o melhor aproveitamento.
Busque uma empresa que seja referência no mercado e ofereça todas as soluções que você precisa para alavancar sua empresa e desfrutar dos benefícios oferecidos pelo certificado digital. Afinal, a tecnologia existe para facilitar nossas vidas, mas é necessário saber fazer bom uso e sempre contar com empresas especializadas no ramo.
Agora que você já sabe tudo sobre certificado digital, sua função, vantagens e facilidades, compartilhe conosco nos comentários o que achou do artigo e quais os benefícios que mais chamaram sua atenção. Queremos saber sua opinião sobre o assunto!
