Procuração digital: 4 motivos para começar a usar agora!
Christopher Santiago
Com a proposta de modernizar e agilizar ações que necessitem de poderes específicos para que sejam realizadas, o modelo de procuração digital tem atendido com mais precisão e confiabilidade as demandas de empresas e profissionais de diferentes ramos.
Na prática, a procuração digital tem a mesma aplicabilidade do modelo impresso e assinado pelo delegatário, mas com o diferencial de ser uma versão eletrônica, muito mais prática, fácil de ser compartilhada e com a mesma validade jurídica do método tradicional.
Hoje, com a digitalização dos serviços, migrar processos para os meios digitais se tornou uma verdadeira necessidade. Nesse sentido, a adoção da procuração digital desponta como um grande exemplo de como empresas e prestadores de serviços podem inovar no mercado, a partir de soluções tecnológicas mais eficientes, econômicas e ágeis.
A seguir, preparamos um artigo completo para esclarecer melhor sobre o funcionamento da procuração digital, além de mostrar 4 razões para começar a usar esse formato o quanto antes. Continue a leitura e confira!
O que é a procuração digital?
Antes de explicarmos o que é uma procuração digital, convém detalharmos primeiro o que é uma procuração. Podemos entender esse documento como um instrumento legal, cuja finalidade básica é permitir que uma pessoa — física ou jurídica — confira a um terceiro poderes específicos para a prática de determinados atos em seu nome.
A procuração é bastante comum no meio jurídico e contábil. É por meio deste documento que uma empresa, por exemplo, transfere poderes a um contador para praticar atos em seu nome, como o cumprimento de obrigações acessórias e a requisição de serviços disponibilizados pela Receita Federal. Tradicionalmente, a procuração é materializada em um documento físico, impresso e assinado pelo delegatário.
Dito isso, fica mais simples entender o que é uma procuração digital. Esta pode ser compreendida como um modelo mais moderno e prático da tradicional procuração. A diferença básica entre uma e outra está na maneira como ela ganha existência e validade jurídica.
A procuração digital, como o próprio nome indica, trata-se de um expediente eletrônico, solicitado perante a RFB e assinado digitalmente, a partir da utilização de um Certificado Digital válido, padrão ICP-Brasil, expedido por uma Autoridade Certificadora credenciada, como a Soluti, líder no mercado de Certificação no Brasil.
Nesse sentido, é importante destacar que é o Certificado Digital que confere total validade à procuração em formato digital, garantindo a autenticidade das partes, a integridade do documento e a certeza de não repúdio.
Por que adotar o modelo de procuração digital?
No dia a dia de atividades de profissionais e empresas, a procuração digital tem uma aplicabilidade bastante vantajosa quando comparada ao modelo tradicional. Atributos inovadores garantem diferencias interessantes. Confira, a seguir, 4 deles!
1. Reforço na segurança
Como dito, a procuração eletrônica tem por trás todo o aparato tecnológico envolvido na Certificação Digital. Isso significa que todo o processo de emissão, assinatura e validação do documento segue os mais seguros e avançados procedimentos de segurança digital empregados na atualidade.
Por meio da criptografia, por exemplo, garante-se total integridade na comunicação entre as partes envolvidas na procuração. No mesmo sentido, a utilização de Carimbo do Tempo assegura total fidedignidade quanto ao momento exato em que a procuração foi assinada, não restando dúvidas quanto à sua validade.
2. Maior agilidade na execução dos processos
A procuração digital também conta com um benefício valioso na hora de executar processos que dependam desse tipo de instrumento jurídico. Nesse ponto, o formato digital garante não só mais segurança, mas muito mais agilidade no manuseio e assinatura.
A partir de plataformas específicas, e com o uso do Certificado Digital, é possível assinar e enviar esse e outros documentos com rapidez e praticidade, eliminando a burocracia existente no envio por via postal, por exemplo.
Assim, caso a empresa tenha necessidade de executar uma ação em um prazo mais curto e precise delegar essa atribuição a um terceiro, com a procuração digital todo o procedimento pode ser realizado rapidamente, dependendo apenas do uso de Certificação.
3. Redução de custos
Os custos também figuram como um dos principais motivos para a adoção da procuração digital. Como dito, esse formato dispensa o uso de cópias impressas, além do envio do documento por métodos mecânicos — a exemplo da via postal —, assim como todo um esforço de gestão para organizar e armazenar diversos documentos.
Por si só, isso já traz uma economia considerável nos custos, mas não é o único ponto capaz de otimizar esse quesito. Além dos itens citados, é preciso considerar também que a procuração digital, por utilizar um Certificado Digital, dispensa qualquer outra ferramenta de autenticação manual, como é o caso do reconhecimento de firma ou autenticação em cartório — procedimento que é pago por ato e que pode pesar bastante no orçamento de um negócio.
4. Validade jurídica incontestável
A procuração é um instrumento essencial para a rotina de operações de qualquer empresa. Dada a dinâmica de atividades, pode ser necessário, por exemplo, assumir compromissos em diferentes lugares e cumprir obrigações perante órgãos distintos, de modo que é praticamente impossível para um único representante conseguir assumir todas essas responsabilidades.
Desse modo, delegar poderes a terceiros é algo que faz parte das atividades de negócios, especialmente do ponto de vista jurídico e contábil, em que a prática de atos por especialistas é muito mais indicada.
Nesse sentido, a procuração digital oferece não só todo o suporte operacional para empresas e profissionais, mas garante também validade jurídica incontestável, apresentando o mesmo valor que a procuração tradicional, com todos os diferenciais listados anteriormente.
Como emitir uma procuração digital?
O processo de emissão da procuração digital é relativamente simples. Confira, a seguir, os passos para emissão:
- expedição de um Certificado Digital válido — tanto o outorgante quanto o outorgado precisam de um Certificado Digital (e-CPF ou e-CNPJ, a depender da situação) para acessar o e-CAC e proceder com a emissão da procuração eletrônica;
- munido do Certificado Digital, o outorgante precisa fazer login no Portal e-CAC;
- dentro do sistema, deve procurar pela aba “senhas e procurações”;
- em seguida, selecionar a opção de “cadastro, consulta e cancelamento” de procurações;
- no cadastro, é necessário informar os dados do procurador e o tempo de vigência da procuração (até 5 anos);
- feito isso, será apresentada uma lista com diferentes poderes que podem ser conferidos ao procurador. Basta selecionar o ponto específico e clicar em “cadastrar procuração”;
- aguarde o aviso da aplicação Java para executar o serviço;
- por fim, basta confirmar os dados e assinar o documento com o Certificado Digital.
É importante lembrar que a procuração digital também pode ser cancelada a qualquer momento, por meio do Portal e-CAC.
