Christopher SantiagoEm tempos de pandemia, esse assunto tem sido amplamente debatido na mídia por conta da imensa vantagem que as empresas já digitalizadas estão levando em relação aos seus pares “analógicos”. Em um momento sem precedentes na história, em que o distanciamento social esvazia lojas, consultórios e escritórios, migrar processos para o ambiente digital não é mais uma escolha, mas uma adequação indispensável para se manter vivo no mercado.
Assim, se você está sofrendo as consequências da baixa digitalização de seus negócios, é urgente empregar a transformação digital em sua empresa com: assinatura e renovação contratual a distância! Vamos conferir como?
Na atualidade, é possível fazer renovação contratual a distância?
A transição da assinatura manuscrita para a eletrônica (termo genérico que engloba diversos tipos de firma computacional, inclusive a mediante Certificado Digital) tem sido tão silenciosa quanto foi a migração da máquina de escrever para o computador, mas seus resultados são igualmente drásticos e irreversíveis.
Assim como as lojas de revelação de filmes fotográficos sucumbiram às máquinas digitais e as videolocadoras foram dizimadas pelas plataformas de streaming, o fim da assinatura em papel é uma marcha inegável, e quem não vencer o tradicionalismo pode ter dificuldades de competir em um mercado mais veloz, móvel e eficiente.
Em 2018, por exemplo, o Brasil registrou o recorde de emissões de Certificados Digitais (4,4 milhões, aumento de 23% em relação ao ano anterior). A modernização deixa de ser uma simples opção quando a concorrência passa a adotá-la antes de você. É preciso se atualizar.
Nesse caso, a “corrida do ouro” pela Assinatura Digital (a mais segura das assinaturas eletrônicas) se dá por um oceano de razões, mas a base delas é simplesmente a validade jurídica idêntica à da assinatura feita à caneta. Só que com muito mais segurança e rapidez na assinatura inicial ou renovação contratual.
O que ampara a legalidade das assinaturas eletrônicas é, fundamentalmente, a Medida Provisória 2.200-1/2001, que institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira — ICP-Brasil (que ainda está em vigor porque, na época, as MPs não precisavam ser convertidas em lei para manter seus efeitos).
De lá para cá, inúmeras outras leis foram publicadas sobre o tema, sempre corroborando a validade da assinatura eletrônica nos contratos públicos ou privados:
- Circular nº 3.234/2004 do Banco Central: permite a Assinatura Digital nos contratos de câmbio;
- Circular nº 277/2004 da Superintendência de Seguros Privados (SUSEP): possibilita a realização de negócios securitários por meio de Certificado Digital;
- Lei nº 11.419/2006: estabelece o Processo Judicial Eletrônico (PJe), que impõe a assinatura eletrônica para comunicação judicial e andamento de processos;
- Decreto nº 6.022/2007: institui o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que exige livros e documentos fiscais emitidos e transmitidos de forma eletrônica, mediante Assinatura Digital.
Com todo esse arsenal de leis, é até surpreendente que alguns gestores ainda duvidem da validade da Assinatura Digital na gestão de contratos: se a firma mediante Certificado Digital é a única permitida para transações contábeis junto à Receita Federal ou para tramitação de processos judiciais (justamente por ser mais segura), por que nos negócios jurídicos privados sua validade seria mitigada?
Para não deixar dúvidas sobre tal questão, existem diversos julgados que chancelam essa amplitude, como uma decisão do TJ-DF:
“(…) No caso em espécie, a autenticidade e a integridade dos contratos eletrônicos celebrados entre as partes puderam ser auferidas mediante a certificação eletrônica, que utiliza Assinatura Digital verificada por Autoridade Certificadora legalmente constituída, o que permite, sem dúvida, que seja reconhecida a força executiva aos contratos eletrônicos objeto da execução.”
(Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios TJ-DF : 0710769-33.2019.8.07.0020)
Depois de tudo isso, você pode ter certeza sobre a renovação contratual a distância, certo? Agora vamos entender por que isso é necessário.
Por que optar por um contrato digital?
Uma vez que a legalidade é certa, é preciso entender os motivos pelos quais você necessita modernizar a forma como tramitam os processos internos/externos em sua empresa. A primeira razão é, obviamente, a pandemia do coronavírus, considerando que:
- apenas a criação de uma vacina pode eliminar de vez o fantasma da COVID-19 na economia mundial;
- as previsões mais otimistas de desenvolvimento dessa vacina não apontam nada concreto antes de 2022;
- com isso, a tendência é que quarentena e flexibilização se tornem intermitentes por, pelo menos, 18 meses.
Assim, fazer rearranjos administrativos para a digitalização deve ser a ordem do dia em seu negócio, seja ele escola, escritório contábil, assessoria jurídica, consultório médico, seja qualquer tipo de negócio.
Quem não conseguir “tocar” sua empresa de modo inteiramente eletrônico (com assinatura e renovação contratual) tende a ficar muito mais tempo parado, o que pode inviabilizar a continuidade empresarial.
Pois bem, esse é o motivo atual de recorrer às conclusões e renovações contratuais a distância. Mas tal inovação tem importância para muito além da pandemia, trazendo inúmeros benefícios perenes, alguns deles você confere abaixo.
Agilidade no fechamento de negócios
Ajustes que demorariam semanas para ficarem prontos (com impressões de minutas, agendamento de visitas para coleta de assinaturas, reconhecimento de firmas e remessa de contratos por via postal/motoboy) agora são substituídos pelo envio em nuvem de um documento que pode ser assinado em poucos minutos (ainda que todos os interessados estejam em áreas geográficas diferentes).
Mobilidade
Você e os demais interessados podem assinar um primeiro acordo ou fazer renovação contratual de qualquer lugar, o que facilita, inclusive, a colocação de seus funcionários em home office.
Flexibilidade
Atualmente, além das tradicionais soluções em Assinatura Digital que usam Smartcard ou Token, já existem também os certificados em nuvem, que possibilitam que você subscreva seus contratos até pelo seu smartphone.
Segurança
Já parou para pensar que o frágil limiar que separa um contrato original assinado à caneta de uma cópia fraudulenta é apenas o desenho cursivo de um nome? Compreende o nível de vulnerabilidade intrinsecamente ligado aos contratos em papel?
Uma Assinatura Digital é feita mediante algoritmos e códigos irrepetíveis gerados por um par de chaves criptográficas que, quando atreladas ao documento, não permitem nenhuma alteração, sob pena de “quebra” da assinatura.
A complexidade matemática desse sistema é tão elevada que, atualmente, com a tecnologia existente, não são poucos os especialistas que atestam ser “virtualmente impossível” decodificar e fraudar uma Assinatura Digital. Segurança de dados está diretamente ligada à segurança jurídica na gestão de contratos.
Como as soluções CDB podem auxiliar nesse caso?
A Certificado Digital conta com um portfólio extenso de soluções de assinaturas — que conciliam praticidade, segurança, mobilidade e flexibilidade pelos meios digitais —, oferece diversos modelos de e-CNPJ (pessoa jurídica), e-CPF (pessoa física), além do Assine Online, uma plataforma para assinar documentos e contratos eletronicamente (assinatura eletrônica) e digitalmente (através de Certificado Digital), tudo com validade jurídica, praticidade e segurança, além da facilidade de enviar os documentos para outras partes assinarem e ter todo o controle do fluxo, economizando tempo para focar no que mais importa.
Utilizando a plataforma Assine Online você pode assinar:
- contratos;
- aditamentos;
- atestados;
- declarações;
- diplomas;
- históricos escolares;
- procurações;
- laudos;
- prontuários médicos;
- documentos jurídicos/contábeis;
- entre muitos outros.
Pois bem, você percebeu neste artigo que renovação contratual e consolidação de novos ajustes precisam ser feitos eletronicamente, independentemente das limitações causadas pela pandemia.
